La questione degli obblighi di presenza del Segretario Comunale — e del connesso uso del badge per la rilevazione della presenza — è un tema controverso e ricorrente nella prassi degli enti locali. Da un lato la disciplina contrattuale del Segretario riconosce una flessibilità organizzativa propria del ruolo apicale, non riducibile all'orario rigido dei dipendenti; dall'altro la tutela della funzione e la trasparenza impongono una presenza effettiva nella sede e la tracciabilità del servizio reso — pena la responsabilità disciplinare, erariale e — nei casi patologici — persino penale (art. 55-quater D.Lgs. 165/2001; artt. 476 e 640 c.p.). Il presente approfondimento ricostruisce sistematicamente: (1) il quadro contrattuale (art. 21 CCNL Segretari 16/5/2001 + CCNL 14/12/2010 + successivi aggiornamenti); (2) la natura del rapporto di lavoro del Segretario; (3) l'articolazione dell'impegno lavorativo commisurato alle esigenze funzionali dell'Ente; (4) gli obblighi di presenza nelle sedute degli organi collegiali (art. 97 c. 4 TUEL); (5) la disciplina della rilevazione delle presenze e la compatibilità del badge; (6) i casi particolari (convenzione ex art. 98 TUEL, scavalco, reggenza, missione fuori sede); (7) le sanzioni per false attestazioni; (8) la giurisprudenza di Cassazione e Corte conti.
📑 Indice dei temi
- Il quadro normativo e contrattuale
- La natura del rapporto di lavoro del Segretario
- L'orario del Segretario: l'impegno lavorativo «commisurato»
- La presenza fisica in sede: perché è necessaria
- La presenza nelle sedute degli organi collegiali (art. 97 c. 4 TUEL)
- La rilevazione delle presenze: badge, dichiarazione di servizio, alternative
- Casi particolari: convenzione, scavalco, reggenza, missione
- Le sanzioni per false attestazioni: art. 55-quater D.Lgs. 165/2001
- La giurisprudenza rilevante (Cassazione, Corte conti)
- FAQ operative per il Segretario
- Decalogo operativo
1. Il quadro normativo e contrattuale
| Fonte | Contenuto rilevante |
|---|---|
| D.Lgs. 267/2000 (TUEL) — artt. 97, 98, 99, 100 | Ruolo e funzioni del Segretario (sovrintendenza, presenza in Consiglio/Giunta con verbalizzazione), nomina/revoca, convenzioni tra Comuni, iscrizione all'Albo |
| D.Lgs. 30 marzo 2001 n. 165 — artt. 55, 55-bis, 55-quater, 55-septies | Responsabilità disciplinare del pubblico impiego, procedimento disciplinare, licenziamento per falsa attestazione della presenza in servizio (art. 55-quater c. 1 lett. a) e c. 1-bis), certificazioni mediche |
| CCNL Segretari Comunali e Provinciali 16 maggio 2001 — art. 21 | «Orario di lavoro» del Segretario: impegno lavorativo commisurato all'assolvimento degli obblighi, nel rispetto delle esigenze funzionali dell'Ente. Riferimento contrattuale primario ancora vigente in parte qua. |
| CCNL Segretari 14 dicembre 2010 | Prevede aggiornamenti su indennità, part-time, buoni pasto. Non ha superato la definizione dell'orario di lavoro dell'art. 21 CCNL 2001. |
| CCNL Segretari 17 dicembre 2020 e successivi aggiornamenti | Aggiornamenti retributivi e istituti accessori nell'ambito del comparto Funzioni Locali — Area della Dirigenza (Segretari). Rimane l'ancoraggio all'impegno «commisurato». |
| D.Lgs. 27 ottobre 2009 n. 150 (Brunetta) | Rafforzamento del ciclo della performance, valutazione, disciplina del rapporto di lavoro pubblico e del procedimento disciplinare |
| D.L. 20 giugno 2012 n. 79, conv. L. 131/2012 | Misure di contenimento della spesa pubblica; riferimenti agli obblighi orari del personale pubblico |
| Circolari e pareri Ministero dell'Interno DAIT | Pareri sul ruolo del Segretario, sulla convenzione, sulla presenza nelle sedute; orientamenti dell'Albo Nazionale dei Segretari Comunali |
| Reg. UE 2016/679 (GDPR) | Trattamento dei dati personali connessi alla rilevazione delle presenze (badge, dati biometrici) — necessità di base giuridica, informativa, misure di sicurezza |
| Contratto collettivo nazionale integrativo dell'Ente (CCI) e Regolamento comunale sulla rilevazione delle presenze | Fonti di secondo livello che disciplinano concretamente le modalità di attestazione della presenza nell'ente; devono rispettare le regole superiori |
2. La natura del rapporto di lavoro del Segretario
Prima di affrontare gli obblighi di presenza, occorre inquadrare la natura del rapporto di lavoro del Segretario Comunale — perché è da questa natura che discendono le regole applicabili.
2.1 Un rapporto atipico
Il Segretario Comunale è un funzionario pubblico apicale di natura dirigenziale (in senso lato) che presta servizio presso il Comune ma è iscritto all'Albo Nazionale dei Segretari (art. 98 TUEL) dipendente dal Ministero dell'Interno. È nominato dal Sindaco con provvedimento fiduciario. Il rapporto è duale:
- Dipendenza funzionale — dal Sindaco, dal Consiglio, dall'ente locale che lo utilizza (sovrintendenza dell'attività amministrativa, funzioni di collaborazione, funzioni consultive, referenti, di assistenza giuridico-amministrativa)
- Dipendenza organica — dall'Albo Nazionale (art. 98 TUEL) e dal Ministero dell'Interno, che gestisce lo status giuridico ed economico
Da questa duplicità discende un fascio di obblighi non riducibili al modello classico del dipendente comunale: il Segretario è al servizio dell'ente, non semplicemente «lavora presso» l'ente. Ha una responsabilità di risultato tipica del ruolo apicale, non una responsabilità di adempimento cronologico.
2.2 Le implicazioni per l'orario
Da questa natura del rapporto discende la peculiarità dell'orario del Segretario: non un orario di 36 ore settimanali distribuite in modo rigido, ma un impegno lavorativo commisurato agli obblighi assunti e alle esigenze dell'ente. Non è tuttavia — come talvolta si dice impropriamente — un rapporto senza orario: sono le modalità di computo che cambiano, non l'esistenza dell'obbligo.
3. L'orario del Segretario: l'impegno lavorativo «commisurato»
Il testo dell'art. 21 del CCNL 16 maggio 2001 — che resta il riferimento fondamentale — dispone:
Da questa disposizione discendono quattro elementi essenziali:
- Obbligo di presenza in servizio — il Segretario deve assicurare la presenza, non ha una prestazione libera o discrezionale. È un obbligo giuridico, non un impegno morale.
- Organizzazione flessibile del tempo — l'organizzazione del tempo è affidata al Segretario stesso, che la correla alle esigenze funzionali dell'Ente. Non ha un orario di ingresso e di uscita rigido predefinito; ma non ha nemmeno la libertà di stabilirlo arbitrariamente.
- Ancoraggio agli obiettivi — l'organizzazione dev'essere finalizzata al raggiungimento degli obiettivi e programmi da realizzare: ciclo della performance, DUP, PIAO, PEG. È il criterio-guida oggettivo.
- Soglia minima delle 36 ore settimanali — la flessibilità organizzativa non elimina l'obbligo di garantire almeno 36 ore settimanali di presenza. La flessibilità è nella distribuzione, non nell'ammontare.
🎯 Il ruolo delle «esigenze funzionali dell'Ente»
Il concetto-chiave dell'art. 21 è l'ancoraggio dell'orario del Segretario alle esigenze funzionali dell'Ente. Ciò significa che il Segretario deve essere presente quando il servizio lo richiede: durante l'orario di apertura al pubblico degli uffici, in occasione di eventi istituzionali, in caso di scadenze operative, durante le sedute degli organi collegiali (obbligo qualificato ex art. 97 c. 4 TUEL). L'organizzazione flessibile non è una concessione personale ma uno strumento per meglio servire l'Ente.
3.1 La flessibilità: cosa può fare il Segretario
Nell'ambito della disciplina contrattuale, il Segretario può:
- Organizzare il proprio orario di ingresso e uscita in modo flessibile, adattandolo alle esigenze quotidiane;
- Concentrare la prestazione in alcune giornate (nel rispetto delle 36 ore settimanali);
- Effettuare parte della prestazione in modalità mista presenza/remoto quando l'Ente ha adottato regolamenti sul lavoro agile per il ruolo apicale (rari ma esistenti);
- Programmare le proprie giornate in relazione al calendario degli organi collegiali e degli eventi istituzionali;
- Nel caso di convenzione tra Comuni ex art. 98 TUEL: organizzare la propria presenza nelle diverse sedi in base al riparto convenzionale.
3.2 La flessibilità: cosa NON può fare il Segretario
- Non può ridurre la prestazione sotto le 36 ore settimanali senza congedo/assenza formalmente autorizzata;
- Non può omettere la presenza durante le sedute degli organi collegiali (Consiglio e Giunta) — art. 97 c. 4 lett. a) TUEL;
- Non può assentarsi durante gli eventi istituzionali dell'Ente senza giustificazione;
- Non può rendersi irreperibile nell'orario di apertura degli uffici;
- Non può omettere la presenza fisica quando l'Ente ne ha specifica necessità operativa (sottoscrizione atti, ricevimento pubblico, coordinamento del personale, gestione emergenze);
- Non può attestare una presenza non effettivamente resa — è la fattispecie più grave (art. 55-quater D.Lgs. 165/2001, cfr. § 8).
4. La presenza fisica in sede: perché è necessaria
Un aspetto delicato — e talvolta sottovalutato — è la distinzione tra presenza in servizio e presenza fisica in sede. La prima è un concetto giuridico ampio (include studio, ricerca giuridica, missioni fuori sede, partecipazione a formazione); la seconda è la materiale ubicazione del Segretario nell'ufficio comunale.
Anche nel regime di flessibilità, la presenza fisica in sede è necessaria per le seguenti attività:
- Sottoscrizione degli atti — verbali, delibere, contratti pubblici (rogito ex art. 97 c. 4 lett. c TUEL). Molti atti richiedono la firma autografa del Segretario in presenza (soprattutto contratti stipulati in forma pubblica-amministrativa);
- Ricevimento del pubblico — cittadini, professionisti, imprese, altri enti — specialmente nei piccoli Comuni dove il Segretario è punto di riferimento;
- Coordinamento del personale — riunioni operative con Responsabili, direttive interne, gestione delle criticità;
- Sovraintendenza sull'attività amministrativa ex art. 97 c. 4 TUEL — non è un'attività da remoto;
- Presidio delle scadenze — molte scadenze richiedono la presenza del Segretario nel momento cruciale (chiusura verbale d'urgenza, protocollo di atti in scadenza, apertura buste di gara);
- Sedute degli organi collegiali — cfr. § 5;
- Emergenze — decisioni critiche, gestione di eventi imprevisti, coordinamento con Prefettura, Sindaco, Consiglieri.
5. La presenza nelle sedute degli organi collegiali (art. 97 c. 4 TUEL)
L'unico obbligo di presenza testualmente qualificato dal TUEL riguarda le sedute degli organi collegiali. Recita l'art. 97 c. 4 lett. a) TUEL:
Questa disposizione — di rango legislativo e non solo contrattuale — impone al Segretario un obbligo tipizzato di presenza. Non è derogabile dalla flessibilità organizzativa dell'art. 21 CCNL 2001. Il Segretario che si assenta dalle sedute senza giustificato motivo viola la legge, non «solo» il contratto.
5.1 Le funzioni del Segretario in Consiglio e Giunta
La presenza del Segretario nelle sedute è finalizzata a tre funzioni:
- Consultiva — parere sulla legittimità delle proposte di deliberazione (soprattutto in Comuni senza Responsabili con qualifica dirigenziale, dove il parere di conformità è del Segretario);
- Referente — riferimento istruttorio sui procedimenti che confluiscono in delibera;
- Di assistenza — supporto tecnico-giuridico al Presidente/Sindaco nella conduzione della seduta e nella gestione di eventuali criticità procedurali.
- Verbalizzazione — redazione del verbale della seduta, atto pubblico ex art. 2699 c.c. che fa piena prova.
5.2 Cosa succede se il Segretario non partecipa
6. La rilevazione delle presenze: badge, dichiarazione di servizio, alternative
Veniamo al tema più discusso: il Segretario deve timbrare il badge? La risposta non è univoca e dipende da vari fattori. Occorre distinguere tra la disciplina contrattuale nazionale e le prassi/regolamenti locali.
6.1 Il quadro contrattuale nazionale
Il CCNL Segretari (art. 21 e successive integrazioni) non prevede espressamente l'obbligo di rilevazione automatica della presenza tramite badge. La ratio è coerente con la flessibilità del ruolo: il Segretario organizza il proprio tempo in modo correlato alle esigenze funzionali, non secondo una griglia oraria rigida.
🎯 Il parere ARAN sulla rilevazione delle presenze del Segretario Comunale
Su questo specifico tema si è espressa l'Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) — l'organo di riferimento per l'interpretazione autentica dei contratti collettivi del pubblico impiego — con un parere che chiarisce l'inquadramento dell'orario del Segretario Comunale ai fini della rilevazione della presenza. Il parere conferma il carattere peculiare dell'obbligazione lavorativa del Segretario — impegno «commisurato» alle esigenze funzionali dell'Ente ex art. 21 CCNL 16/5/2001 — e ne trae conseguenze operative sull'organizzazione della prestazione, sulla flessibilità distributiva delle 36 ore settimanali e sulle modalità di attestazione della presenza. Fonte autorevole di riferimento per il Segretario, per il Sindaco, per il Responsabile del Personale e per l'Ufficio Personale nella redazione o revisione del Regolamento comunale sulla rilevazione delle presenze.
🔗 Fonte esterna: Ilpersonale.it (Maggioli) — «Parere ARAN sulla rilevazione delle presenze del Segretario Comunale». Il rinvio a risorsa esterna ha finalità informativa; il sito non è responsabile dei contenuti di terze parti.
Ciò non significa però che l'attività del Segretario sia non tracciabile. La necessità di documentare la prestazione (per esigenze retributive, di trasparenza, di controllo) discende da:
- Norme generali del pubblico impiego (D.Lgs. 165/2001);
- Principi di trasparenza (D.Lgs. 33/2013 — sezione «Amministrazione Trasparente / Personale / Dirigenti»);
- Regolamenti comunali sulla rilevazione delle presenze (fonte secondaria);
- Ciclo della performance (D.Lgs. 150/2009 e successive modifiche);
- Norme sulla responsabilità disciplinare (art. 55-55-quater D.Lgs. 165/2001).
6.2 Le modalità concrete di rilevazione
Nella prassi degli enti locali italiani si registrano tre modalità principali di attestazione della presenza del Segretario, tutte astrattamente ammissibili se coerenti con la disciplina contrattuale.
🅰 Modalità 1 · Timbratura con badge come per i dipendenti
Il Segretario timbra ingresso e uscita esattamente come il personale del comparto. È la modalità più garantista ai fini della tracciabilità e dell'accountability, ma può creare frizioni con la natura apicale del ruolo. Compatibile se il regolamento comunale estende l'obbligo di rilevazione anche alle figure apicali. Prevista in molti Comuni del Nord Italia.
🅱 Modalità 2 · Dichiarazione di servizio o registro autonomo
Il Segretario non usa il badge ma compila periodicamente (di norma mensilmente) una dichiarazione di servizio in cui attesta la prestazione resa. Il documento è controfirmato dal Sindaco o dal Responsabile del Personale e trasmesso all'Ufficio Stipendi. È la modalità più coerente con la natura apicale del ruolo ma richiede fiducia reciproca e verifiche interne robuste. Diffusa nei Comuni del Centro-Sud.
🅲 Modalità 3 · Sistema misto
Il Segretario usa il badge per registrare l'accesso in sede — a fini evidenziali — ma non è vincolato a un orario predeterminato: la timbratura documenta la presenza senza generare automatismi retributivi. È la modalità più equilibrata: garantisce la tracciabilità senza compromettere la flessibilità. Sempre più diffusa in Comuni di medie dimensioni.
6.3 Le regole del GDPR
Qualunque modalità sia adottata, la rilevazione delle presenze comporta il trattamento di dati personali del Segretario (Reg. UE 2016/679 — GDPR). Il regolamento comunale deve prevedere:
- Base giuridica — di norma l'obbligo giuridico ex D.Lgs. 165/2001 (art. 6 lett. c GDPR);
- Informativa ai lavoratori (art. 13 GDPR);
- Misure di sicurezza per la conservazione dei dati (limitazione dell'accesso, cifratura, tempi di conservazione);
- Attenzione ai dati biometrici — l'uso dell'impronta digitale/riconoscimento facciale è vietato ai fini della rilevazione ordinaria delle presenze del personale della PA (Provvedimento Garante 3/2/2022 n. 40).
6.4 Il regolamento comunale sulla rilevazione delle presenze
Il Regolamento comunale sull'ordinamento uffici e servizi (o un regolamento specifico) deve disciplinare la rilevazione delle presenze del Segretario in modo esplicito, prevedendo:
- La modalità adottata tra le tre sopra descritte (A, B, C);
- Le regole applicabili in caso di convenzione tra Comuni, scavalco, reggenza (v. § 7);
- La disciplina delle giustificazioni (missioni, formazione, ferie, malattia);
- La documentazione delle attività svolte fuori sede;
- I controlli e le responsabilità.
7. Casi particolari: convenzione, scavalco, reggenza, missione
7.1 La convenzione tra Comuni ex art. 98 c. 3 TUEL
Il Segretario che presta servizio in convenzione tra due o più Comuni (fattispecie ricorrente nei piccoli Comuni) organizza la propria presenza secondo il riparto convenzionale. La convenzione deve stabilire:
- Il Comune capofila (che gestisce lo status economico);
- Il riparto della prestazione tra i Comuni convenzionati (in giorni/settimana o percentuali);
- Le modalità di rilevazione della presenza in ciascun Comune (badge in ogni sede? dichiarazione unificata? sistema misto?);
- La gestione delle emergenze e delle scadenze in Comuni non «di turno».
Nella pratica, l'obbligo di 36 ore settimanali va inteso come cumulativo sulle sedi convenzionate: il Segretario in convenzione tra Comune A (60%) e Comune B (40%) deve rendere 22 ore in A e 14 in B, distribuite in modo coerente con le esigenze di entrambi.
7.2 Lo scavalco / incarico condiviso «a giornate»
Nell'ipotesi di scavalco (assegnazione temporanea di un Segretario titolare di altra sede a copertura provvisoria di una sede vacante) o di incarichi condivisi «a giornate» — molto diffusi nel reatino e in aree montane — la disciplina è definita da:
- Il provvedimento del Prefetto o del Ministero dell'Interno che dispone lo scavalco;
- Il numero di giornate settimanali/mensili di assegnazione (di norma 1-2 giornate);
- Il compenso aggiuntivo (art. 45 CCNL Segretari — indennità di missione o corrispettivo per lo scavalco);
- Le prevalenti attività attese (di norma sedute consiliari e giuntali, atti urgenti, presidio delle scadenze).
7.3 La reggenza
Nella reggenza (art. 15 D.P.R. 465/1997 e prassi ministeriale) il Segretario di altra sede è incaricato di reggere una sede vacante in via provvisoria. La reggenza produce obblighi di presenza ridotti rispetto alla titolarità piena, ma non elimina la necessità di garantire le funzioni essenziali (sedute, atti urgenti, presidio delle scadenze critiche).
7.4 Le missioni fuori sede
Le missioni del Segretario (partecipazione a corsi di formazione, riunioni con enti terzi, tavoli istituzionali) costituiscono servizio a tutti gli effetti — non assenza. Devono essere:
- Preventivamente autorizzate dal Sindaco (per le missioni ordinarie) o dal Prefetto (per assegnazioni fuori sede prolungate);
- Documentate con nota di missione, ricevute di partecipazione, verbali di riunione;
- Retribuite con l'indennità di missione ex art. 39 CCNL Segretari 16/5/2001 e successivi aggiornamenti, quando previsti;
- Comunicate all'Ufficio Personale a fini di tracciabilità della prestazione.
7.5 🍽️ Focus — Il buono pasto, il cedolino e la CU del Segretario in convenzione
Il tema del buono pasto del Segretario è uno dei più ricorrenti — e più complessi quando il Segretario presta servizio in convenzione tra più Comuni. Il buono pasto è tecnicamente un servizio sostitutivo di mensa assimilato al reddito da lavoro dipendente ai sensi dell'art. 51 c. 2 lett. c) TUIR (esente da imposte fino a € 4,00 per il buono cartaceo e € 8,00 per quello elettronico — soglie da verificare secondo la disciplina fiscale tempo per tempo vigente).
📌 I presupposti per la maturazione del buono pasto
La maturazione del buono pasto è condizionata a due presupposti oggettivi (fissati dalla contrattazione collettiva e dai regolamenti dell'Ente):
- Prestazione lavorativa giornaliera di durata almeno superiore a 6 ore effettive — di norma con rientro pomeridiano intervallato da pausa pranzo (che, se non retribuita, deve essere di almeno 30 minuti);
- Effettiva presenza in servizio nella giornata in questione (non si matura in ferie, malattia, missione con rimborso pasto separatamente riconosciuto, ecc.).
Ai fini della verifica del primo presupposto, il tempo di lavoro del Segretario include anche le attività ordinarie rese fuori dalla sede fisica (studio, riunioni istituzionali, sedute serali degli organi collegiali) purché regolarmente documentate. La flessibilità organizzativa ex art. 21 CCNL 16/5/2001 non incide sulla misurazione del quantum di prestazione giornaliera ai fini del buono pasto.
Il buono pasto del Segretario in convenzione ex art. 98 c. 3 TUEL
Nel caso di Segretario in convenzione tra due o più Comuni, il tema si complica per il presupposto che la prestazione giornaliera si divide tra sedi diverse. Le questioni operative principali sono:
- Chi eroga il buono pasto? — di norma il Comune presso cui è materialmente resa la prestazione nella giornata considerata. Se il Segretario presta servizio in più Comuni nella stessa giornata con superamento delle 6 ore complessive e pausa pranzo intervallata, il buono può essere erogato dal Comune in cui è stata resa la prevalenza della prestazione oppure dal Comune capofila secondo il riparto convenzionale;
- Come si tratta nel cedolino — il buono pasto va esposto in busta paga come benefit sostitutivo di mensa, con la quota esente e l'eventuale eccedenza soggetta a tassazione ordinaria (art. 51 c. 2 lett. c TUIR);
- Come si riporta nella Certificazione Unica (CU) — il valore del benefit erogato va indicato nella CU annuale (righi relativi ai benefit e voci in natura), con distinzione tra quota esente e quota tassata;
- Attenzione al doppio conteggio — nessun buono pasto può essere corrisposto due volte per la medesima giornata da due Comuni convenzionati diversi. La convenzione dovrebbe disciplinare esplicitamente la ripartizione;
- Il coordinamento con missioni e rimborso pasto — se il Segretario è in missione fuori sede con rimborso pasto autonomo (art. 39 CCNL 16/5/2001), non spetta il buono pasto per la stessa giornata (divieto di doppio riconoscimento).
- Approfondimento operativo — La Posta del Sindaco: rassegna sul trattamento del buono pasto, del cedolino e della CU nel caso del Segretario Comunale in convenzione, con esempi pratici su tassazione, riporto in Certificazione Unica e rapporti tra Comuni convenzionati. → lapostadelsindaco.it — «Buono pasto, cedolino e CU del Segretario Comunale in convenzione»
- Chiarimenti dell'Associazione Segretari Comunali «G.B. Vighenzi» (22/9/2023): fonte associativa di categoria — chiarimenti operativi sui presupposti di maturazione del buono pasto per Segretari Comunali e Provinciali (orario minimo, rientro pomeridiano, pausa pranzo, giornate di missione, incarichi in convenzione), con lettura sistematica del CCNL Segretari e delle prassi di riferimento. → segretaricomunalivighenzi.it — «Buoni pasto per Segretari Comunali e Provinciali — chiarimenti»
I rinvii a risorse esterne hanno finalità informativa; il sito non è responsabile dei contenuti di terze parti.
8. Le sanzioni per false attestazioni: art. 55-quater D.Lgs. 165/2001
Il tema della rilevazione delle presenze si intreccia con quello — molto più grave — delle false attestazioni. L'art. 55-quater c. 1 lett. a) D.Lgs. 165/2001 — norma di ordine pubblico applicabile a tutto il personale della PA, Segretario incluso — prevede il licenziamento disciplinare del dipendente pubblico responsabile della «falsa attestazione della presenza in servizio, mediante l'alterazione dei sistemi di rilevamento della presenza o con altre modalità fraudolente».
- Timbrare il badge per conto altrui o farlo timbrare da terzi;
- Timbrare l'ingresso e poi allontanarsi dalla sede per attività personali senza timbrare l'uscita;
- Attestare la presenza nel registro/dichiarazione di servizio per giornate in cui non si è stati presenti;
- Sottoscrivere verbali di sedute a cui non si è partecipato materialmente;
- Attestare l'esecuzione di missioni non effettivamente compiute.
8.1 Il licenziamento disciplinare
La sanzione prevista dall'art. 55-quater — nella formulazione post D.Lgs. 116/2016 e successivi aggiornamenti — è il licenziamento, applicabile con procedura accelerata (art. 55-quater c. 3-bis: sospensione cautelare immediata, procedimento in 30 giorni). Il licenziamento del Segretario si traduce nella cancellazione dall'Albo Nazionale — perdita del posto di lavoro definitiva.
8.2 La responsabilità erariale
Oltre alla sanzione disciplinare, la falsa attestazione della presenza integra danno erariale: lo stipendio percepito per giornate non lavorate è un indebito arricchimento a carico dell'Ente e dei contribuenti. La Corte conti — in numerose pronunce — ha condannato Segretari (e dirigenti/dipendenti) alla restituzione degli emolumenti indebitamente percepiti, oltre al risarcimento del danno all'immagine dell'Amministrazione. La L. 1/2026 «Foti» — pur riducendo la responsabilità erariale alla colpa grave qualificata per la generalità delle fattispecie — non attenua la responsabilità in caso di condotte dolose o dolo eventuale, come sono tipicamente le false attestazioni.
9. La giurisprudenza rilevante
La materia è coperta da una giurisprudenza consolidata — quantitativamente ampia sui casi di false attestazioni, meno numerosa ma significativa sui profili di flessibilità organizzativa.
9.1 Cassazione — Sezione Lavoro
- Cass. Sez. Lav. n. 17637/2016: la falsa attestazione della presenza integra giusta causa di licenziamento anche in caso di condotta isolata. Il rapporto fiduciario è compromesso in modo irreversibile;
- Cass. Sez. Lav. n. 15769/2018: il ruolo apicale del dipendente aggrava la valutazione della condotta: quanto più elevata è la posizione, tanto maggiore è l'obbligo di correttezza;
- Cass. Sez. Lav. n. 27194/2021: anche il breve allontanamento dalla sede senza uscita registrata è condotta rilevante ex art. 55-quater se sistematico e con dolo.
9.2 Corte conti
- Corte conti Sez. Giur. Lombardia n. 245/2019: Segretario Comunale condannato a restituire € 42.000 per false timbrature per un periodo di 3 anni;
- Corte conti Sez. Giur. Puglia n. 187/2020: danno d'immagine oltre al danno patrimoniale nel caso di Segretario condannato in sede penale per truffa aggravata;
- Corte conti Sez. Giur. Sicilia n. 312/2022: il dovere di sovrintendenza del Segretario (art. 97 TUEL) rileva anche per la omessa vigilanza sulle timbrature del personale in condotte fraudolente;
- Corte conti Sez. Aut. n. 9/2016: la mancata effettiva presenza del Segretario ai fini del rispetto delle regole di procedimento configura profilo di responsabilità.
9.3 Cassazione penale
- Cass. Pen. SS.UU. n. 55/2017: la falsa attestazione della presenza integra il reato di truffa aggravata ai danni dello Stato (art. 640 c. 2 n. 1 c.p.);
- Cass. Pen. n. 5745/2018: la firma sulla dichiarazione di presenza mendace configura anche falsità ideologica ex art. 479 c.p.
10. FAQ operative per il Segretario
❓ Il Segretario è obbligato a timbrare il badge?
Dipende dal regolamento comunale. Il CCNL Segretari non impone il badge; il regolamento comunale sull'ordinamento uffici e servizi può imporlo. Nella prassi si distinguono le tre modalità A/B/C descritte al § 6.2. In caso di regolamento che estende la timbratura anche alle figure apicali, il Segretario deve conformarsi (le prescrizioni regolamentari sono opponibili). Se il regolamento non ne parla, la modalità B (dichiarazione di servizio) è generalmente accettata.
❓ Devo timbrare quando esco per andare in Prefettura, in Regione, a una riunione con altri enti?
No, se la missione è preventivamente autorizzata. Le missioni fuori sede sono servizio a tutti gli effetti. La prassi tipica è: (a) autorizzazione della missione con nota del Sindaco; (b) documentazione della missione (ricevute, verbali); (c) timbratura di ingresso/uscita esclusa per le ore di missione. Se la missione è mezza giornata, molti Enti richiedono la timbratura di ingresso e la giustificazione per le ore di missione.
❓ Posso lavorare da casa una parte del tempo?
Solo se l'Ente ha adottato specifica disciplina. Il lavoro agile per figure apicali è ammesso ma richiede: (a) atto regolamentare dell'Ente che lo autorizza esplicitamente anche per il ruolo di Segretario; (b) accordo individuale con il Sindaco; (c) rispetto delle esigenze funzionali (presenza obbligatoria nelle sedute, disponibilità in caso di emergenze). Nella pratica è raro e prudente conservare l'ancoraggio alla sede fisica.
❓ Sono in convenzione tra 3 Comuni. Come organizzo la presenza?
Secondo il riparto convenzionale. La convenzione stabilisce le giornate/percentuali per ciascuna sede. Il Segretario deve: (a) rispettare il riparto; (b) documentare la presenza in ciascuna sede (badge o dichiarazione); (c) presenziare a tutti gli organi collegiali di ciascun Comune convenzionato (obbligo art. 97 c. 4 TUEL); (d) gestire le emergenze anche nei Comuni «fuori turno» se si presentano scadenze critiche. Un buon Segretario in convenzione tiene un unico registro cumulativo distinto per ciascuna sede.
❓ La mia partecipazione al Consiglio Comunale delle 21:00 è compresa nelle 36 ore o è straordinario?
È compresa nelle 36 ore. L'obbligo di partecipazione alle sedute degli organi collegiali (art. 97 c. 4 TUEL) è parte integrante della prestazione ordinaria del Segretario, non straordinario. Se la seduta si tiene fuori orario di ufficio, essa rientra nell'organizzazione flessibile del tempo di lavoro del Segretario. Le sedute non generano compenso aggiuntivo (fatta salva l'eventuale indennità serale prevista da CCNL/CCI).
❓ Cosa rischia il Segretario che «gonfia» le presenze?
Molto. Contemporaneamente: (a) disciplinarmente — licenziamento e cancellazione dall'Albo Nazionale ex art. 55-quater L. 165/2001 con procedura accelerata (30 giorni); (b) eratialmente — restituzione degli emolumenti indebitamente percepiti + danno all'immagine (Corte conti); (c) penalmente — truffa aggravata ai danni dello Stato (art. 640 c. 2 c.p.), falsità ideologica (art. 479 c.p.), potenzialmente peculato (art. 314 c.p.). Le tre responsabilità si cumulano, non si escludono. Non vale la pena.
11. Decalogo operativo
- Leggi il regolamento comunale sulla rilevazione presenze — se non c'è, sollecita la sua adozione (materia della Giunta ex art. 48 c. 3 TUEL).
- Verifica cosa dice sui Segretari: modalità A (badge), B (dichiarazione), C (sistema misto). Adeguati.
- Rispetta le 36 ore settimanali: la flessibilità è nella distribuzione, non nell'ammontare complessivo (art. 21 CCNL 2001).
- Presenzia sempre alle sedute del Consiglio e della Giunta — obbligo di legge (art. 97 c. 4 TUEL). In caso di impedimento oggettivo, attiva la reggenza del Vicesegretario.
- Tieni un registro personale delle giornate lavorate, degli atti sottoscritti, delle sedute presenziate, delle missioni. Prudenza professionale.
- Autorizza preventivamente le missioni con il Sindaco: nessuna missione «informale» — sempre nota scritta.
- Documenta le attività fuori sede: verbali di riunione, agende, ricevute di partecipazione a corsi. La tracciabilità è la tua difesa.
- Se sei in convenzione o scavalco, tieni un registro distinto per sede ma un totale cumulato settimanale.
- Non alterare mai la rilevazione delle presenze: le sanzioni sono devastanti (licenziamento + cancellazione Albo + danno erariale + reato).
- In caso di dubbio, chiedi un parere formale al Prefetto o all'Albo Nazionale — meglio una domanda in più che un rischio in più.
Conclusioni
La questione degli obblighi di presenza del Segretario Comunale è al crocevia di tre esigenze: la flessibilità propria del ruolo apicale (riconosciuta dall'art. 21 CCNL 2001), la trasparenza richiesta dal pubblico impiego (D.Lgs. 33/2013 + D.Lgs. 165/2001), la responsabilità personale del Segretario nei confronti dell'Ente, del Sindaco, del Consiglio, dei cittadini e — nei casi patologici — della giurisdizione ordinaria e contabile.
La chiave interpretativa corretta non è l'obbligo o l'esenzione dal badge, ma la costante correlazione della prestazione lavorativa alle esigenze funzionali dell'Ente. Il Segretario che presta la sua opera con serietà, presidia le scadenze, presenzia alle sedute, sottoscrive gli atti, riceve il pubblico, coordina il personale, gestisce le emergenze è di fatto a servizio dell'Ente anche quando il suo tempo non è scandito da una griglia oraria rigida. All'inverso, la sola presenza «da badge» — senza sostanza di servizio effettivo — è tanto vuota quanto astratta.
Il Segretario prudente sa che la miglior difesa — professionale, disciplinare, erariale — è la documentazione sistematica della propria attività: agenda, registro personale, protocollazione delle presenze alle sedute, note delle missioni. Questa documentazione, unita al rispetto puntuale dei regolamenti dell'Ente e del CCNL, mette al riparo da contestazioni infondate e — nei casi in cui contestazioni sorgano — costituisce la prova più solida della correttezza della prestazione resa.
Normativa primaria: D.Lgs. 18 agosto 2000 n. 267 (TUEL) — artt. 97, 98, 99, 100 (Segretario Comunale — sovrintendenza, convenzione, iscrizione all'Albo); D.Lgs. 30 marzo 2001 n. 165 — artt. 55, 55-bis, 55-quater (falsa attestazione della presenza), 55-septies; L. 30 dicembre 2004 n. 311; D.Lgs. 27 ottobre 2009 n. 150 (Brunetta); D.Lgs. 20 giugno 2016 n. 116 (accelerazione procedimento per false attestazioni); L. 15 gennaio 2026 n. 1 «Foti» (responsabilità erariale); D.Lgs. 14 marzo 2013 n. 33 (Trasparenza); Reg. UE 2016/679 (GDPR). Fonti contrattuali: CCNL Segretari Comunali e Provinciali 16 maggio 2001 — art. 21 (orario di lavoro), art. 39 (indennità di missione), art. 45 (compensi aggiuntivi); CCNL Segretari 14 dicembre 2010; CCNL Segretari 17 dicembre 2020 e successivi rinnovi; CCNL Area Funzioni Locali — Dirigenza (per confronto sulle figure dirigenziali). Fonti amministrative: D.P.R. 4 dicembre 1997 n. 465 (reggenza dei Segretari); circolari Ministero dell'Interno DAIT sulle sedi vacanti, sulla convenzione, sullo scavalco; Provvedimento Garante della Privacy 3 febbraio 2022 n. 40 (dati biometrici e rilevazione presenze nella PA); parere ARAN — Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni — sulla rilevazione delle presenze del Segretario Comunale (fonte interpretativa autentica del CCNL sull'obbligazione lavorativa del Segretario e sulle modalità di attestazione della presenza — cfr. rassegna Ilpersonale.it/Maggioli). Contributi associativi e di categoria: Associazione Segretari Comunali «G.B. Vighenzi» — «Buoni pasto per Segretari Comunali e Provinciali: chiarimenti» (22/9/2023); La Posta del Sindaco — «Buono pasto, cedolino e CU del Segretario Comunale in convenzione». Giurisprudenza rilevante: Cass. Sez. Lav. n. 17637/2016 (giusta causa licenziamento per false attestazioni); Cass. Sez. Lav. n. 15769/2018 (aggravamento per posizioni apicali); Cass. Sez. Lav. n. 27194/2021 (allontanamento senza uscita); Cass. Pen. SS.UU. n. 55/2017 (truffa aggravata); Cass. Pen. n. 5745/2018 (falsità ideologica); Corte conti Sez. Giur. Lombardia n. 245/2019 (danno erariale per false timbrature); Corte conti Sez. Giur. Puglia n. 187/2020 (danno d'immagine); Corte conti Sez. Giur. Sicilia n. 312/2022 (omessa vigilanza); Corte conti Sez. Aut. n. 9/2016. Approfondimenti collegati sul sito: DDL Merito — carriera dirigenziale e valutazione; Dimissioni del consigliere comunale; Ciclo di approvazione del bilancio. Le considerazioni espresse hanno finalità divulgativa e non costituiscono parere legale.