Il 20° correttivo al principio contabile applicato concernente la contabilità finanziaria (all. 4/2 al D.Lgs. 118/2011) ha introdotto il nuovo par. 5.1-bis, che tipizza — per la prima volta con la forza del principio contabile — le fasi del processo di spesa dei debiti commerciali e i relativi tempi massimi di ciascuna sub-fase, entro un unico limite complessivo di 28 giorni dalla data di ricevimento della fattura. La disposizione dialoga con l'obiettivo PNRR sui tempi di pagamento della PA, con il D.Lgs. 231/2002 (transazioni commerciali) e con il D.M. MEF 3 aprile 2013 n. 55 (fatturazione elettronica) e n. 132/2020 (cause di legittimo rifiuto). L'esito operativo è duplice: (i) obbliga gli enti a rivedere il regolamento di contabilità — o quanto meno ad adottare una deliberazione di Giunta di ricognizione dei tempi interni; (ii) responsabilizza gli uffici tecnici che devono consegnare tempestivamente il visto di conformità alla Ragioneria.
📑 Indice dei temi
- Quadro normativo
- Le tre fasi del processo di spesa
- Cause di legittimo rifiuto (D.M. MEF 132/2020) e accettazione tacita
- Verifica di conformità e sospensione della fattura in PCC
- Obiettivo PNRR e Indicatore di Tempestività dei Pagamenti (ITP)
- Recepimento nel regolamento di contabilità o delibera di Giunta
- 🧰 Wizard «Calendario 28 giorni»
- Decalogo operativo per il Responsabile di spesa
1. Quadro normativo
| Fonte | Oggetto |
|---|---|
| All. 4/2 al D.Lgs. 118/2011, par. 5.1-bis (20° correttivo, 2026) | Processo di spesa dei debiti commerciali entro 28 giorni — tipizzazione delle tre fasi e dei relativi tempi massimi |
| D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231 (transazioni commerciali) | Art. 4 c. 2: termine ordinario di pagamento 30 gg (60 gg per PA sanitarie); art. 4 c. 6: verifica di conformità entro max 30 gg; interessi moratori automatici (art. 5); risarcimento spese di recupero €40 (art. 6) |
| D.M. MEF 3 aprile 2013, n. 55 | Fatturazione elettronica verso la PA — Sistema di Interscambio (SdI), formato FatturaPA |
| D.M. MEF 24 agosto 2020, n. 132 | Cause tassative di legittimo rifiuto della fattura elettronica da parte della PA — accettazione tacita decorsi 15 gg |
| D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 (TUEL) | Art. 184 (liquidazione della spesa); art. 185 (ordinazione e pagamento); art. 191 (regole per l'assunzione degli impegni); art. 233-bis (segnalazione tempestività pagamenti) |
| D.L. 24 aprile 2014, n. 66 (conv. L. 89/2014) | Art. 27: obbligo di comunicazione mensile del debito scaduto tramite PCC (Piattaforma Certificazione Crediti); art. 41 c. 1: obbligo di pubblicazione ITP |
| D.P.C.M. 22 settembre 2014 | Definizione dell'Indicatore di Tempestività dei Pagamenti (ITP) — metodologia di calcolo |
| Reg. (UE) 2021/241 (PNRR) — Milestone M1C1-58 | Obiettivi PNRR sui tempi di pagamento: pareggio 30 gg per PA generale, 60 gg per sanità (al netto delle sospensioni per verifica conformità) |
| Direttiva UE 2011/7 (recepita col D.Lgs. 231/2002) | Ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali — obbligo eurounitario per la PA di rispettare i 30 gg |
| L. 13 agosto 2010, n. 136, art. 3 | Tracciabilità dei flussi finanziari — obbligo del CIG in fattura |
| Circolare RGS n. 30/2020 | Modalità di sospensione della fattura in PCC durante la verifica di conformità |
2. Le tre fasi del processo di spesa
Il par. 5.1-bis scompone i 28 giorni in tre sub-fasi, ognuna con un range di tempi massimi. Il range consente al singolo ente di modulare i tempi interni in funzione delle proprie caratteristiche (numero di fatture/anno, articolazione organizzativa, presenza o meno di verifiche di conformità).
La fase inizia con la ricezione della fattura via SdI (data protocollo elettronico = dies a quo) e comprende: smistamento all'ufficio competente, verifica delle cause di legittimo rifiuto ex D.M. MEF 132/2020, registrazione nel registro unico delle fatture (art. 42 D.L. 66/2014), presa in carico da parte del responsabile di spesa.
Verifica in fase 1 — solo cause tassative di legittimo rifiuto:
- Fattura non riferita all'ente destinatario (errata intestazione);
- Mancanza del CIG o del CUP obbligatori;
- Mancato inserimento dell'identificativo dell'impegno di spesa;
- Anomalia formale del tracciato SdI (formato non conforme, firma non valida).
Fuori da queste cause, la fattura NON può essere rifiutata. Le contestazioni sostanziali (importo errato, prestazione non conforme, quantità inesatta) si gestiscono nella fase 2 tramite sospensione PCC e non con il rifiuto in SdI.
La fase è di competenza del responsabile di spesa e comprende: (i) verifica della prestazione (o della fornitura/lavoro) con riferimento all'ordine, al capitolato, all'impegno; (ii) redazione della determinazione di liquidazione ex art. 184 TUEL con visto del Servizio Finanziario; (iii) trasmissione alla Ragioneria per l'emissione del mandato di pagamento (art. 185 TUEL).
Focus verifica di conformità: se prevista (contratti di lavori, servizi complessi, forniture con collaudo) e se la data di ricevimento della fattura è anteriore alla conclusione della verifica, l'ente può sospendere la fattura in PCC per il periodo occorrente al completamento della verifica. Termine massimo della verifica: 30 giorni dalla consegna ex art. 4 c. 6 D.Lgs. 231/2002 (salvo diverso accordo scritto e non gravemente iniquo — vd. focus dedicato).
Ricevuta la determinazione di liquidazione dalla struttura tecnica, la Ragioneria emette il mandato di pagamento ex art. 185 TUEL. Il mandato è trasmesso al Tesoriere che effettua il pagamento sul conto dedicato del creditore comunicato ai sensi dell'art. 3 L. 136/2010 (tracciabilità).
Dies ad quem del calcolo ITP: data di scadenza della fattura o data del pagamento effettivo, a seconda del metodo di calcolo scelto (in ogni caso, l'obiettivo è mantenere il rapporto pagato/scaduto ≤ 30 gg medi ponderati).
3. Cause di legittimo rifiuto (D.M. MEF 132/2020) e accettazione tacita a 15 giorni
Il D.M. MEF 24 agosto 2020 n. 132 ha ristretto in modo tassativo le cause per le quali la PA può rifiutare una fattura elettronica ricevuta tramite SdI. Lo scopo è impedire i rifiuti abusivi o «tattici» finalizzati a rimandare i termini di pagamento e a ridurre artificialmente lo stock del debito commerciale scaduto.
| Causa di rifiuto ex D.M. 132/2020 | Descrizione operativa |
|---|---|
| 1. Fattura non riferita all'ente destinatario | Errata intestazione: fattura indirizzata al Codice Univoco Ufficio (CUU) di un altro ente. Verifica sul campo CedentePrestatore/CessionarioCommittente. |
| 2. Mancanza CIG o CUP obbligatori | Per contratti soggetti a CIG (art. 3 L. 136/2010) o CUP (progetti di investimento). Sono esclusi solo i casi di esenzione CIG tassativamente previsti dalle FAQ ANAC. |
| 3. Mancato identificativo dell'impegno | La fattura deve indicare — nel campo Riferimento amministrazione o simile — il numero di impegno di spesa registrato in contabilità dall'ente. Serve a garantire tracciabilità e coerenza con la determinazione a contrarre. |
| 4. Anomalie formali SdI | Tracciato non conforme, firma elettronica non valida, formato XML errato. Trattasi di anomalie che impediscono il transito e la validazione nel SdI. |
| 5. Duplicato di fattura già registrata | Fattura con stesso numero già presente nel registro (verifica automatica dal software gestionale). |
⏰ L'accettazione tacita a 15 giorni
Il D.M. 132/2020 ha introdotto la regola dell'accettazione tacita: decorsi 15 giorni dalla data di ricezione della fattura tramite SdI senza che l'ente abbia inviato la notifica di rifiuto (nei casi tassativi sopra elencati), la fattura si considera automaticamente accettata ai fini contabili e fiscali. La conseguenza pratica è duplice: (i) inizia a decorrere il termine di 30 gg per il pagamento ex art. 4 D.Lgs. 231/2002; (ii) la fattura entra nello stock del debito commerciale ai fini ITP e PCC. Per questa ragione il par. 5.1-bis pone la fase 1 in 2-5 gg: la Ragioneria e l'ufficio tecnico devono avere il tempo per rilevare eventuali cause di rifiuto prima del 15° giorno.
📮 La fattura destinata per errore ad altro ufficio
Se una fattura è stata indirizzata (per errore del fornitore o per anomalia dello smistamento interno) all'ufficio sbagliato, l'ufficio ricevente NON può rifiutarla. Deve invece renderla immediatamente disponibile all'ufficio competente (via protocollo o sistema di workflow interno) affinché possa essere gestita entro i termini. Il D.M. 132/2020 tutela il creditore che non deve pagare due volte i costi degli errori interni della PA. Rimedio interno: circolare del Segretario con procedura di smistamento formalizzata (assegnazione automatica tramite CIG/CUP quando presenti).
4. Verifica di conformità e sospensione della fattura in PCC
La verifica di conformità è l'accertamento amministrativo con cui l'ente riscontra che la prestazione contrattuale (servizio, fornitura, lavoro) è stata regolarmente eseguita secondo il capitolato. È obbligatoria per i contratti di importo rilevante e per quelli che comportano collaudo (es. lavori pubblici, forniture di beni durevoli, servizi complessi).
Regola generale (art. 4 c. 6 D.Lgs. 231/2002): la verifica di conformità deve essere completata entro massimo 30 giorni dalla consegna della prestazione. È possibile derogare con diverso accordo scritto tra le parti purché non sia gravemente iniquo nei confronti del creditore (giudizio equitativo del giudice: la deroga deve essere obiettivamente giustificata dalla complessità dell'oggetto).
💡 Caso pratico: fornitura arredi scolastici con collaudo
Situazione: il 10/7 arriva la fattura di un fornitore di arredi per la scuola comunale (importo €45.000). Il capitolato prevede il collaudo dopo l'installazione, previsto per il 25/7. Cosa fare: (a) entro il 12-13/7 protocollare e registrare la fattura; (b) verificare che riporti CIG e identificativo impegno (fase 1); (c) contestualmente sospendere la fattura in PCC motivando «verifica di conformità in corso — collaudo previsto per 25/7»; (d) eseguito il collaudo positivo il 25/7, entro il 26/7 revocare la sospensione in PCC; (e) predisporre la determinazione di liquidazione entro 10-15 gg dalla revoca sospensione; (f) emettere il mandato di pagamento entro il tetto complessivo dei 28 gg (calcolato al netto del periodo di sospensione).
5. Obiettivo PNRR e Indicatore di Tempestività dei Pagamenti (ITP)
Il par. 5.1-bis è strumentale al conseguimento della Milestone M1C1-58 del PNRR, che impone alle amministrazioni pubbliche di raggiungere il pareggio di bilancio commerciale (30 gg PA generale, 60 gg sanità). L'inosservanza dei target PNRR può comportare:
- Riduzione delle assegnazioni di risorse collegate al PNRR;
- Blocco delle assunzioni di personale a tempo indeterminato (art. 41 c. 2 D.L. 66/2014) per gli enti che non rispettano i 30 gg medi ponderati;
- Divieto di adottare atti di spesa non urgenti (in caso di stock del debito scaduto elevato);
- Segnalazione dell'organo di revisione ex art. 233-bis TUEL.
6. Recepimento nel regolamento di contabilità o delibera di Giunta
Il par. 5.1-bis raccomanda agli enti di recepire le tempistiche interne con atto formale. Le due opzioni sono:
- Modifica del regolamento di contabilità (delibera del Consiglio comunale ex art. 42 c. 2 lett. a TUEL): opzione più solenne e stabile, adatta agli enti che intendono definire in modo strutturato il ciclo passivo (con eventuale disciplina anche del ciclo attivo);
- Deliberazione di Giunta: opzione più agile, sufficiente ad adempiere alla raccomandazione. Adatta a un primo intervento urgente in attesa della più ampia revisione del regolamento di contabilità.
📝 Contenuti minimi della deliberazione di Giunta
- Tabella delle tempistiche interne per fase (Fase 1: X gg; Fase 2: Y gg; Fase 3: Z gg — con X+Y+Z ≤ 28);
- Individuazione dei ruoli responsabili per ciascuna fase (Ufficio protocollo → Ragioneria → Responsabile di spesa → Ragioneria/Tesoreria);
- Modalità di gestione della verifica di conformità e della sospensione PCC (chi decide, con quale atto, chi revoca);
- Procedura di smistamento delle fatture destinate per errore ad altri uffici;
- Sanzioni interne (segnalazioni al Segretario per report anomali sull'ITP);
- Monitoraggio (report trimestrale a Giunta e Nucleo di Valutazione, correlazione con OIV/performance).
7. Decalogo operativo per il Responsabile di spesa
- Assumi la data del protocollo SdI come dies a quo: non contestare mai le date di protocollo elettronico (non modificabili unilateralmente).
- Reagisci entro 5 giorni (Fase 1): verifica le cause di legittimo rifiuto ex D.M. 132/2020 e prendi in carico la fattura. Dopo 15 gg l'accettazione è tacita e ogni contestazione diventa un contenzioso.
- Non rifiutare mai per motivi sostanziali: se l'importo o la prestazione non sono conformi, gestiscili con sospensione PCC e verifica di conformità, non con notifica di rifiuto in SdI.
- Se la fattura non è tua, non rifiutarla: rendila immediatamente disponibile all'ufficio competente via workflow interno. Il D.M. 132/2020 lo prevede espressamente.
- Sospendi in PCC durante la verifica di conformità: motiva la sospensione, calcola i giorni di sospensione al netto del tetto dei 28, revoca la sospensione entro il giorno successivo all'esito.
- Redigi la determinazione di liquidazione entro il giorno 15-20: lascia 8-13 giorni alla Ragioneria per l'emissione del mandato.
- Coordinati con la Ragioneria con un canale strutturato (workflow, mailing list dedicata, chat): non affidarti al «passaparola» cartaceo.
- Verifica ex art. 48-bis DPR 602/1973 per importi ≥ €5.000 (o ≥ €2.500 se dipendenti / senza soglia per professionisti dal 15/6/2026): la mancata verifica è responsabilità del funzionario che dispone il pagamento.
- Monitora l'ITP mensilmente: un ITP peggiorativo è un segnale di allarme per il Segretario e per il Sindaco (rischio PNRR + blocco assunzioni).
- Documenta ogni deroga scritta: se il contratto prevede tempi di pagamento diversi dai 30 gg standard, verifica che siano giustificati dalla natura della prestazione e non gravemente iniqui ex art. 4 D.Lgs. 231/2002.
🔗 Approfondimenti collegati
- Rassegna Normativa del 13/7/2026 — sezione Contabilità
- Rassegna Normativa dell'11/7/2026 — focus contabilità accrual + ciclo Delfino
- Il Fondo obiettivi di finanza pubblica — ciclo Delfino
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