L'accesso documentale disciplinato dagli artt. 22-28 della L. 7 agosto 1990, n. 241 e dal D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 è uno degli istituti più «trafficati» nella prassi quotidiana degli enti locali. Convivono nella pratica quattro regimi di accesso distinti:
- l'accesso documentale ex L. 241/1990 (oggetto principale di questo articolo);
- l'accesso civico semplice ex art. 5 c. 1 del D.Lgs. 33/2013 — relativo ai documenti, ai dati e alle informazioni per i quali sussiste l'obbligo di pubblicazione, ma che l'amministrazione non ha pubblicato;
- l'accesso civico generalizzato (FOIA) ex art. 5 c. 2 del D.Lgs. 33/2013 — relativo a dati e documenti ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione obbligatoria;
- l'accesso del consigliere comunale ex art. 43 TUEL — funzionale all'espletamento del mandato.
Hanno presupposti, ampiezza e limiti molto diversi. In questa guida ricostruiamo con taglio operativo l'accesso documentale «classico» ex L. 241/1990, l'unico che richiede un interesse qualificato dell'istante, individuandone i requisiti, la procedura, i limiti ed esclusioni, e una rassegna delle casistiche pratiche più ricorrenti per il Segretario Comunale e per gli uffici dell'ente.
- L'accesso documentale è un diritto che presuppone un interesse diretto, concreto e attuale corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata (art. 22 c. 1 lett. b).
- Oggetto: il documento amministrativo definito in modo ampio dall'art. 22 c. 1 lett. d) — qualsiasi rappresentazione (grafica, elettromagnetica, ecc.) del contenuto di atti detenuti dalla PA e concernenti attività di pubblico interesse.
- Termine di conclusione: 30 giorni dalla richiesta; decorsi, opera il silenzio-rigetto; tutela in 30 giorni davanti al TAR (art. 116 c.p.a.).
- L'accesso documentale è diverso dall'accesso civico semplice (oggetto: documenti per cui c'è obbligo di pubblicazione non assolto) e dall'accesso civico generalizzato/FOIA (oggetto: documenti ulteriori), entrambi esercitabili da chiunque senza motivazione.
- Non sono accessibili: atti coperti da segreto, atti relativi a procedimenti tributari, atti normativi/amministrativi generali in formazione, atti dei procedimenti selettivi (con limiti); appunti, brogliacci e ausili strumentali del verbalizzante (Cons. Stato Sez. III, sent. 25 maggio 2026, n. 4196).
- L'accesso del consigliere comunale ex art. 43 TUEL ha presupposti più ampi e regime autonomo: per approfondimenti vedi → l'articolo dedicato all'accesso del consigliere comunale.
Il quadro normativo
| Fonte | Contenuto |
|---|---|
| L. 7 agosto 1990, n. 241 — artt. 22-28 | Capo V — Accesso ai documenti amministrativi: nozione, soggetti, procedimento, esclusioni, controinteressati, rapporti con il segreto, Commissione per l'accesso, tutela |
| D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 | Regolamento di attuazione del Capo V: forme dell'accesso (informale e formale), modalità di richiesta, costi, comunicazioni ai controinteressati |
| D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 | Disposizioni in materia di documentazione amministrativa (autocertificazione, copie autentiche, rilascio documenti) |
| D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 — Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) | Diritto all'uso delle tecnologie nella comunicazione con la PA (artt. 3 e ss.); accesso e copie digitali (artt. 41 e ss.) |
| D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice Privacy) + Reg. UE 2016/679 (GDPR) | Bilanciamento tra accesso e tutela dei dati personali; categorie particolari di dati (art. 9 GDPR); dati giudiziari (art. 10 GDPR) |
| D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 (Trasparenza) | Accesso civico semplice (art. 5 c. 1) e generalizzato/FOIA (art. 5 c. 2); coordinamento con l'accesso documentale |
| D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 (TUEL), art. 43 | Diritto di accesso del consigliere comunale: regime autonomo e ampliato |
| D.Lgs. 2 luglio 2010, n. 104 (c.p.a.), art. 116 | Rito speciale del giudizio sull'accesso: ricorso in 30 giorni, decisione in forma semplificata |
I quattro regimi di accesso a confronto
È fondamentale, per il Segretario Comunale e per gli uffici, distinguere correttamente la natura della richiesta di accesso ricevuta. La risposta dell'ente — e i suoi tempi, contenuti, limiti — variano sensibilmente in funzione del regime applicabile.
| Profilo | Documentale (L. 241/90) | Civico semplice (art. 5 c. 1 D.Lgs. 33/2013) | Civico generalizzato / FOIA (art. 5 c. 2) | Consigliere (art. 43 TUEL) |
|---|---|---|---|---|
| Legittimazione | Interesse diretto, concreto e attuale | Chiunque, senza motivazione | Chiunque, senza motivazione | Solo consiglieri (in carica) per l'espletamento del mandato |
| Oggetto | Documento amministrativo individuato | Documenti, dati e informazioni per i quali sussiste l'obbligo di pubblicazione, ma non pubblicati | Dati e documenti ulteriori rispetto a quelli a pubblicazione obbligatoria | Tutti i documenti utili al mandato |
| Esito tipico | Esibizione/copia del documento | Pubblicazione sul sito istituzionale + comunicazione del link al richiedente | Esibizione/copia del documento | Esibizione/copia di tutti gli atti utili |
| Termine | 30 giorni | 30 giorni | 30 giorni | Tempestivo / regolamentare |
| Limiti / esclusioni | Art. 24 L. 241/90 e regolamenti | Limiti dell'obbligo di pubblicazione stesso | Art. 5-bis D.Lgs. 33/2013 (più ampi) | Solo segreto investigativo; obbligo di riservatezza in capo al consigliere |
| Destinatario dell'istanza | Ufficio detentore del documento | RPCT (o ufficio designato) | Ufficio detentore o URP | Ufficio detentore |
| Costi | A carico del richiedente (rimborso riproduzione) | Gratuito | Solo costo riproduzione | Gratuito |
| Tutela | TAR (art. 116 c.p.a.) o Difensore civico/Commissione accesso | Ricorso al RPCT; poi TAR | Riesame al RPCT; poi TAR | TAR |
| Approfondimento | Questo articolo | → Accesso civico (art. 5 D.Lgs. 33/2013) | → Accesso civico generalizzato (FOIA) | → Accesso del consigliere comunale |
📌 Accesso civico semplice vs accesso civico generalizzato
I due strumenti, entrambi disciplinati dall'art. 5 del D.Lgs. 33/2013, hanno presupposti diversi:
- L'accesso civico semplice (c. 1) è un istituto di controllo dell'adempimento dell'obbligo di pubblicazione: si esercita quando l'ente avrebbe dovuto pubblicare un atto in «Amministrazione Trasparente» e non l'ha fatto. L'esito tipico è la pubblicazione sul sito istituzionale (e contestuale comunicazione al richiedente). L'istanza si rivolge al RPCT.
- L'accesso civico generalizzato (FOIA) (c. 2) è invece un istituto di conoscenza diffusa dell'azione amministrativa: si esercita su dati e documenti ulteriori, non soggetti all'obbligo di pubblicazione, sui quali si attua il bilanciamento con gli interessi-limite dell'art. 5-bis.
La nozione di «documento amministrativo» (art. 22, c. 1, lett. d)
La legge fornisce una definizione molto ampia di «documento amministrativo»:
«Ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale».
La definizione include — in linea generale — anche atti interni, documenti elettronici, registrazioni, fotografie, mappe, piante. Il presupposto è che si tratti di una rappresentazione di un contenuto già esistente e detenuto dall'ente: l'accesso non obbliga la PA a creare documenti non esistenti né a elaborare dati su richiesta dell'istante.
📌 Cosa NON è documento amministrativo
Restano fuori dalla nozione di documento amministrativo, e quindi non accessibili ex L. 241/90:
- i dati grezzi non già organizzati in un documento;
- gli appunti personali, brogliacci, minute, pro-memoria del verbalizzante o del funzionario che non confluiscono in atti formali (cfr. infra Cons. Stato III n. 4196/2026);
- i documenti che richiederebbero elaborazione ad hoc da parte della PA;
- le opinioni espresse all'interno di organi collegiali, se rimaste a livello di mero ausilio del verbalizzante.
I soggetti legittimati: l'interesse diretto, concreto e attuale
L'art. 22, c. 1, lett. b), L. 241/90 individua come «interessati» «tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso».
| Requisito | Contenuto |
|---|---|
| Interesse «diretto» | Riferibile direttamente alla situazione personale del richiedente; non basta un interesse di terzi o un generico «interesse pubblico» (a quello provvede il FOIA) |
| Interesse «concreto» | Riferito a una vicenda reale e non meramente ipotetica; emerge dalla motivazione della richiesta |
| Interesse «attuale» | Sussistente al momento della richiesta; non si accede per soddisfare meramente una curiosità retrospettiva |
| «Corrispondente a situazione giuridicamente tutelata» | L'interesse deve agganciarsi a una posizione tutelata dall'ordinamento (diritto soggettivo, interesse legittimo, situazione personale meritevole di tutela) |
| «Collegata al documento» | Deve esserci un nesso tra il documento richiesto e la situazione giuridica del richiedente |
Le forme di accesso: informale e formale (D.P.R. 184/2006)
Il regolamento attuativo prevede due modalità di esercizio dell'accesso:
Accesso informale (art. 5 D.P.R. 184/2006)
Richiesta verbale all'ufficio competente, anche per telefono o di persona. Si applica quando, in base alla natura del documento, non risulti dubbia la legittimazione del richiedente, l'accessibilità del documento e l'assenza di controinteressati. L'ufficio risponde immediatamente con esibizione, estrazione di copia o altra modalità idonea. È la forma da privilegiare per documenti che riguardano direttamente l'istante (es. propria pratica edilizia, propria posizione tributaria) e di immediata accessibilità.
Accesso formale (art. 6 D.P.R. 184/2006)
Quando l'ufficio rileva la necessità di un esame più approfondito, oppure quando la richiesta riguarda controinteressati, l'istante deve presentare istanza scritta con i propri dati, l'individuazione precisa dei documenti, la motivazione (collegamento con la situazione tutelata) e l'eventuale dichiarazione sostitutiva. L'istanza si conclude entro 30 giorni.
Il procedimento di accesso formale
Ricezione e protocollazione dell'istanza
L'istanza va protocollata e indirizzata al responsabile dell'ufficio detentore del documento (o al Segretario, secondo l'organizzazione interna dell'ente).
Comunicazione ai controinteressati (art. 3 D.P.R. 184/2006)
Se la PA individua soggetti controinteressati — cioè la cui sfera giuridica può subire pregiudizio dall'accesso — è tenuta a darne comunicazione per consentire loro di presentare osservazioni entro 10 giorni. Il termine di 30 giorni per concludere il procedimento è sospeso durante questa fase.
Istruttoria e bilanciamento
L'ufficio verifica la legittimazione, la specificità dell'oggetto, l'eventuale ricorrenza di limiti ed esclusioni (art. 24 L. 241/90), il bilanciamento con la tutela dei dati personali dei terzi (GDPR e D.Lgs. 196/2003), eventuali segreti.
Decisione: accoglimento, accoglimento parziale, differimento, rifiuto
Il responsabile decide nei seguenti modi:
• Accoglimento: esibizione e/o rilascio di copia (anche digitale).
• Accoglimento parziale: ostensione di alcuni documenti o di parti di essi, con omissione o oscuramento delle parti riservate.
• Differimento (art. 24 c. 4): rinvio temporaneo per ragioni di buon andamento dell'attività amministrativa (es. procedimento ancora in corso).
• Rifiuto: per carenza dei presupposti o per ricorrenza di esclusioni.
La decisione va sempre motivata.
Silenzio-rigetto (art. 25 c. 4)
Decorsi 30 giorni senza risposta, la richiesta si intende respinta. Il silenzio-rigetto attiva i termini per la tutela giurisdizionale o per il ricorso amministrativo al Difensore civico/Commissione per l'accesso.
I limiti e le esclusioni (art. 24 L. 241/90)
L'art. 24 distingue tra esclusioni ex lege (assolute) ed esclusioni regolamentari (l'amministrazione individua categorie di documenti sottratti all'accesso con apposito regolamento).
Esclusioni assolute (art. 24, c. 1)
- Documenti coperti da segreto di Stato (L. 124/2007);
- Documenti relativi ai procedimenti tributari, per i quali valgono le specifiche disposizioni di legge;
- Documenti contenuti in atti normativi e amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, per i quali restano ferme le particolari norme che ne disciplinano la formazione;
- Documenti relativi ai procedimenti selettivi contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi.
Esclusioni regolamentari (art. 24, c. 2-7)
Ogni amministrazione individua con apposito regolamento le categorie di documenti sottratti all'accesso, a tutela di:
- Sicurezza pubblica, ordine pubblico, attività di polizia giudiziaria;
- Politica monetaria e valutaria;
- Riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese, garantendo peraltro la cd. cura degli interessi giuridicamente rilevanti dell'istante;
- Attività in corso di contrattazione collettiva;
- Documenti relativi alle strutture, ai mezzi e al personale impiegati per la tutela dell'ordine pubblico.
🆕 L'accesso impossibile: inesistenza o non detenzione del documento (Cons. Stato IV n. 4081/2026)
Ai limiti «positivi» dell'art. 24 (segreto, riservatezza, dati particolari) si affianca un limite oggettivo di natura logica: l'accesso presuppone che il documento esista e sia detenuto dall'amministrazione. Se manca il presupposto oggettivo, si configura il cd. accesso impossibile, che non è né un diniego motivato per esigenze di riservatezza né un differimento: è l'impossibilità di fatto di ostendere un atto che non esiste o che l'amministrazione non ha nella sua disponibilità.
- Esistenza e detenzione come elementi costitutivi: il diritto di accesso ex artt. 22 e 25 L. 241/1990 presuppone l'esistenza e la disponibilità del documento presso la pubblica amministrazione. Non può essere riconosciuto quando i documenti richiesti non esistano o non siano detenuti dall'amministrazione, configurandosi in tal caso un'ipotesi di accesso impossibile.
- Inammissibilità della reiterazione: è inammissibile la reiterazione di un'istanza che, in assenza di nuovi elementi di fatto o di una diversa prospettazione dell'interesse, si risolve in una riproposizione della precedente richiesta. Grava sul richiedente l'onere di dimostrare — anche in via indiziaria ma non meramente congetturale — l'esistenza dei documenti richiesti.
- Irrilevanza della finalità difensiva: la finalità difensiva dell'istanza (anche in vista dell'instaurazione di un giudizio) non consente il riconoscimento del diritto di accesso in assenza dei presupposti oggettivi: se il documento non esiste o non è detenuto, la funzione difensiva non «sana» la carenza. Nel caso di specie, non era in discussione l'omessa ostensione, bensì l'inesistenza di documenti ulteriori rispetto a quelli già trasmessi, con conseguente irrilevanza delle finalità dell'istanza.
Come si dichiara l'accesso impossibile
L'accesso impossibile va comunque dichiarato con provvedimento motivato — non basta il silenzio (che vale come rigetto e riapre il termine per il ricorso al TAR). Il provvedimento deve:
- Indicare quali istruttorie sono state svolte per verificare l'esistenza/detenzione del documento (ricerche in archivio corrente e di deposito, interpelli agli uffici competenti, verifica presso l'archivio del protocollo, ecc.);
- Descrivere l'esito delle ricerche e le ragioni per cui il documento non risulta esistente/detenuto;
- Precisare, ove possibile, chi (altro ente, altro ufficio, altro soggetto) potrebbe detenere l'atto e come raggiungerlo;
- Riportare gli estremi degli atti già trasmessi nel medesimo procedimento (per evitare la reiterazione «al buio»).
Il caso della richiesta reiterata dopo trasmissione parziale
Il caso di specie deciso dal Cons. Stato è ricorrente negli enti locali: il richiedente, ricevuti alcuni documenti, chiede gli altri ipotizzando che l'amministrazione ne detenga di ulteriori. La sentenza chiarisce che l'onere di prova sull'esistenza dei documenti ulteriori grava sul richiedente: non basta il sospetto o l'ipotesi. Deve essere fornito un principio di prova — anche indiziario, ma non meramente congetturale — sull'esistenza dell'atto (es. richiami in altri atti, corrispondenza precedente, verbali che citano allegati, indicazioni normative che impongono la produzione dell'atto). In mancanza, la reiterazione della richiesta è inammissibile.
Coordinamento con l'accesso civico generalizzato
Il principio dell'accesso impossibile vale a fortiori per l'accesso civico generalizzato (art. 5 c. 2 D.Lgs. 33/2013): la PA non può creare un documento che non esiste per rispondere all'istanza (cfr. Circolare FP 2/2017 e Cons. Stato Ad. Plen. 10/2020). Il richiedente FOIA che chiede «tutti i dati» su un determinato aspetto ottiene ciò che l'ente già detiene, non ciò che potrebbe teoricamente elaborare. Cfr. anche l'articolo Accesso civico generalizzato: limiti e giurisprudenza.
Casistiche pratiche ricorrenti per gli enti locali
1. Accesso agli atti di un procedimento amministrativo proprio
Il soggetto destinatario di un provvedimento o coinvolto in un procedimento amministrativo (es. SCIA edilizia, accertamento tributario, sanzione del codice della strada, gara) ha pieno diritto di accesso a tutti gli atti del procedimento che lo riguardano, ai fini della difesa dei propri interessi. Anche prima dell'adozione del provvedimento finale (art. 10 L. 241/90).
2. Accesso agli atti di gara
Negli appalti, l'accesso agli atti di gara è disciplinato dagli artt. 35 e 36 del D.Lgs. 36/2023 e dal rito superaccelerato dell'art. 116 c.p.a., con termine ridotto a 10 giorni. La stazione appaltante deve consentire l'accesso preservando i segreti tecnici e commerciali opposti dai concorrenti, ma sempre garantendo il diritto di difesa.
3. Accesso a documenti del personale e di terzi
Per gli atti contenenti dati personali di altri dipendenti o di privati cittadini, l'ufficio deve bilanciare l'interesse del richiedente con la tutela della privacy. La regola tipica è l'accoglimento parziale, con oscuramento dei dati non necessari ai fini dell'istante.
4. Accesso agli atti dei procedimenti disciplinari
Sull'accesso del consigliere comunale agli atti del procedimento disciplinare a carico di un dipendente, il Ministero dell'Interno (parere DAIT 4 giugno 2026) ha chiarito che il Comune è tenuto a consentirlo, con esclusione degli atti svolti nell'ambito di attività di polizia giudiziaria coperti da segreto investigativo. Per i terzi non consiglieri vale invece la disciplina ordinaria del D.Lgs. 165/2001 e i limiti ex art. 24 L. 241/90.
5. Accesso agli appunti, ai brogliacci e alle registrazioni del verbalizzante
Un'area particolarmente delicata riguarda gli ausili strumentali alla redazione di atti collegiali — appunti del Segretario, brogliacci, audio-registrazioni delle sedute. La sentenza Cons. Stato Sez. III, 25 maggio 2026, n. 4196 (est. Cons. Serlenga) conferma un orientamento consolidato: questi materiali non rientrano nella nozione di documento amministrativo accessibile.
🎯 Cons. Stato Sez. III n. 4196/2026 — il principio
«Gli appunti o le audio-registrazioni utilizzati per redigere il verbale di seduta di un organo collegiale costituiscono ausilio personale del verbalizzante e sono sottratti al diritto di accesso, che può riguardare solo il verbale di seduta».
La sentenza ribadisce la distinzione concettuale tra deliberazione (contenuto, dichiarazione di volontà dell'organo) e verbale (forma, esternazione e documentazione della deliberazione), confluenti in un unico documento ma logicamente e ontologicamente distinte (Sandulli). Il Segretario Comunale, ai sensi dell'art. 97, c. 4, lett. a), TUEL, partecipa alle riunioni di Consiglio e Giunta e ne cura la verbalizzazione: il verbale è l'unico mezzo attraverso il quale può essere provata l'esistenza della deliberazione collegiale e questa può essere conosciuta all'esterno.
Perché appunti e registrazioni non sono accessibili
La Sezione III ha individuato quattro ragioni convergenti:
- Le registrazioni sono effettuate al solo scopo di agevolare la verbalizzazione, in conformità a regolamenti interni che ne prevedono la cancellazione dopo l'approvazione del verbale;
- L'onere di cancellazione dimostra la funzione meramente ancillare della registrazione rispetto al verbale stesso e la sua strumentalità alla tutela dei componenti dell'organo collegiale (verifica della fedeltà della verbalizzazione e preservazione delle opinioni espresse);
- Le opinioni e valutazioni espresse dai componenti degli organi collegiali, qualora raccolte in appunti, in minute o in brogliacci, non sono accessibili;
- Quanto «appuntato» (la cd. minuta) dal verbalizzante per la successiva redazione del verbale non è ostensibile: la funzione assegnata dall'organo collegiale (o dal regolamento) alle registrazioni è quella di mero ausilio, cedente e recedente rispetto al verbale.
- Il verbale di seduta (Consiglio, Giunta) è l'unico documento amministrativo accessibile relativo alla seduta: predisporlo con cura e nei termini regolamentari.
- Gli appunti, le minute e le registrazioni sono ausili personali del verbalizzante, non documenti amministrativi: non vanno conservati oltre l'approvazione del verbale e non sono ostensibili.
- La registrazione audio/video della seduta, anche se prevista dal regolamento dell'ente, ha la sola funzione di supporto alla verbalizzazione: la sua cancellazione dopo l'approvazione del verbale è prassi corretta e protegge i componenti dell'organo.
- La registrazione integrale dell'adunanza non può sostituire il verbale (TAR Veneto Sez. II, n. 60/2002): il Segretario resta l'unico responsabile della verbalizzazione (art. 97 c. 4 lett. a TUEL).
- Se l'istante invoca il diritto al «resoconto integrale», la richiesta va respinta motivando sulla natura non documentale del materiale, richiamando il principio Cons. Stato III n. 4196/2026.
6. Accesso agli atti dei controlli interni e ai pareri
I pareri e gli atti dei controlli interni (controllo successivo di regolarità amministrativa, controllo di gestione) sono in linea di principio accessibili se confluiti in atti formali. Quanto ai pareri di pre-contenzioso (ANAC), una volta resi e pubblicati, sono pacificamente accessibili.
7. Accesso del datore di lavoro o dell'avvocato
Per i procedimenti che riguardano il proprio difensore, l'accesso è garantito secondo le regole ordinarie, con eventuale documentazione del mandato professionale. Per gli atti relativi a un dipendente da parte di terzi (es. ente previdenziale, controparte processuale) vale il bilanciamento ordinario.
I costi e le modalità di rilascio (artt. 25 L. 241/90 e 7 D.P.R. 184/2006)
| Modalità | Costo |
|---|---|
| Esame del documento | Gratuito |
| Rilascio di copia (cartacea) | Costo di riproduzione (fissato con tariffario dell'ente, a copertura dei costi vivi) |
| Diritti di ricerca e visura | Se previsti dall'ordinamento dell'ente, sono dovuti |
| Imposta di bollo | Dovuta per le copie autentiche (art. 4 D.P.R. 642/1972, Tariffa allegata) |
| Rilascio in formato digitale | Privilegiato dal CAD: copia per immagine inviata via PEC o tramite portale, anche gratuita |
La tutela: rito speciale dell'art. 116 c.p.a.
Contro le determinazioni dell'amministrazione in materia di accesso (diniego espresso, diniego tacito, differimento, accoglimento parziale insoddisfacente, anche da parte di controinteressati) è proponibile ricorso al TAR nel termine perentorio di 30 giorni dalla conoscenza dell'atto o dal formarsi del silenzio (art. 116 c.p.a.).
| Caratteristica | Regola |
|---|---|
| Termine | 30 giorni dalla conoscenza del diniego o dal silenzio-rigetto |
| Rito | Camera di consiglio, decisione in forma semplificata |
| Sentenza | Ordina alla PA l'esibizione del documento (con eventuali limitazioni); appello entro 30 giorni |
| Alternativa amministrativa | Ricorso al Difensore civico regionale (per gli atti degli enti locali) o alla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi presso la Presidenza del Consiglio (per atti statali) entro 30 giorni dal diniego |
| Effetti del ricorso amministrativo | Il termine per il ricorso al TAR è sospeso e riprende a decorrere dalla decisione del Difensore civico/Commissione |
Il ruolo del Segretario Comunale e degli uffici
Decalogo operativo
- Qualificare correttamente l'istanza tra i quattro regimi: documentale (L. 241/90)? civico semplice (art. 5 c. 1 D.Lgs. 33/2013, su atti che andavano pubblicati)? civico generalizzato/FOIA (art. 5 c. 2)? consigliere comunale (art. 43 TUEL)? Da questa qualificazione discendono procedura, destinatario, termini, esiti e tutela.
- Per l'accesso documentale, verificare l'interesse qualificato dell'istante (diretto, concreto, attuale, collegato al documento).
- Privilegiare l'accesso informale (art. 5 D.P.R. 184/2006) quando non vi siano dubbi su legittimazione, accessibilità o controinteressati.
- In caso di accesso formale, individuare i controinteressati e dare loro comunicazione (10 giorni per le osservazioni).
- Rispettare il termine di 30 giorni per la conclusione del procedimento; in caso di necessità di ulteriori 30 giorni per le verifiche, ricorrere alla proroga.
- Decidere con provvedimento motivato (accoglimento, accoglimento parziale, differimento, rifiuto) — il silenzio costituisce rigetto.
- Bilanciare con la tutela della privacy: oscuramento dei dati non rilevanti per l'istante; valutazione caso per caso per dati particolari ex art. 9 GDPR.
- Per gli atti dei verbali di seduta: rendere accessibili i verbali, non gli appunti né le registrazioni-ausilio (Cons. Stato III n. 4196/2026).
- Documentare ogni passaggio: l'istruttoria sull'accesso può essere oggetto di contenzioso al TAR nei 30 giorni successivi.
- Adottare o aggiornare il regolamento sull'accesso dell'ente e la modulistica, sotto il coordinamento del Segretario-RPCT.
- 🆕 Gestire correttamente l'accesso impossibile (Cons. Stato IV n. 4081/2026): quando il documento non esiste o non è detenuto, dichiararlo con provvedimento motivato che verbalizzi le ricerche svolte (chi, dove, quando, con quale esito), non con formule generiche tipo «non risulta agli atti». Per le richieste reiterate senza nuovi elementi: rigetto per inammissibilità, ricordando che l'onere di provare l'esistenza del documento — anche in via indiziaria non congetturale — grava sul richiedente.
Fonti normative e giurisprudenziali
- L. 7 agosto 1990, n. 241, artt. 22-28 — Accesso ai documenti amministrativi
- D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 — Regolamento di attuazione del Capo V della L. 241/90
- D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — Documentazione amministrativa
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) — Codice dell'Amministrazione Digitale
- D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice Privacy) + Reg. UE 2016/679 (GDPR), artt. 9 e 10
- D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33, artt. 5 e 5-bis — Accesso civico
- D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 (TUEL), artt. 43 (accesso consigliere) e 97 c. 4 lett. a) (verbalizzazione)
- D.Lgs. 2 luglio 2010, n. 104 (c.p.a.), art. 116 — Rito speciale del giudizio sull'accesso
- D.Lgs. 3 agosto 2007, n. 124 — Segreto di Stato
- D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 — Imposta di bollo
- 🆕 Cons. Stato Sez. IV, 20 maggio 2026, n. 4081 — accesso impossibile: esistenza e detenzione del documento come elementi costitutivi del diritto di accesso ex artt. 22 e 25 L. 241/1990; inammissibilità della reiterazione dell'istanza in assenza di nuovi elementi (onere probatorio indiziario non congetturale a carico del richiedente); irrilevanza della finalità difensiva in mancanza dei presupposti oggettivi
- Cons. Stato Sez. III, 25 maggio 2026, n. 4196 (est. Cons. Serlenga) — appunti, brogliacci e registrazioni del verbalizzante non sono documento amministrativo accessibile
- Cons. Stato Sez. V, 24 aprile 1989, n. 220; Cons. Stato Sez. VI, 14 giugno 1960, n. 423 — natura del verbale
- Cons. Stato Sez. V, 9 marzo 1963, n. 116 — efficacia probatoria del verbale (fede privilegiata)
- Cons. Stato Sez. IV, n. 6440/2006 — inammissibilità dell'accesso ad appunti, pro-memoria o canovacci interni
- TAR Veneto Sez. II, 14 gennaio 2002, n. 60 — registrazione su supporto magnetico assimilabile ad appunti
- TAR Lombardia Milano Sez. III, 13 marzo 2009, n. 1914 — non sussiste accesso alle opinioni espresse nell'organo collegiale se solo in appunti o registrazione fonografica
- TAR Lazio Roma Sez. II, 9 maggio 2001, n. 4025 — verbale comprensivo del resoconto assembleare e nozione di documento
- TAR Lazio Roma Sez. I bis, 9 maggio 2007, n. 4155 — impossibilità di ostensione di appunti non conservati
- TAR Lazio Roma Sez. III bis, 18 gennaio 2007, n. 345 — limiti dell'efficacia probatoria privilegiata dell'atto pubblico
- TAR Piemonte Sez. I, 27 maggio 2011, n. 563 — registrazioni e nozione di documento amministrativo
- Cass. civ. Sez. I, 26 agosto 2024, n. 23079 — efficacia probatoria dell'atto pubblico fino a querela di falso (limiti agli elementi estrinseci)
- Ministero dell'Interno DAIT — parere 23 luglio 2020 (verbali sedute precedente consiliatura); parere 7 febbraio 2024, n. 2673 (forma dei verbali del Consiglio comunale); parere DAIT 4 giugno 2026 (accesso del consigliere agli atti disciplinari)